Fiche pratique : organiser une journée d’étude

Fiche proposée par le bureau à la suite du 2e atelier-café de l’AJCN sur l’organisation d’événements scientifiques

L’organisation d’un colloque ou d’une journée est un travail de longue haleine qui, s’il vous apportera un véritable « plus » dans votre C.V. de jeune chercheur·se, nécessite tout de même une bonne dose d’organisation pour le mener à bien ! Il vous faudra déterminer votre équipe, une date, un thème de recherche et une salle à réserver longtemps en avance (certaines salles sont déjà réservées six mois voire un an à l’avance). Il faut rédiger et diffuser un appel à communication, dans lequel on précise si l’on prévoie une publication ou non, entre 10 et 6 mois avant la date prévue de la journée, puis trier et sélectionner les réponses, afin d’avoir une idée du nombre d’intervenants, et donc faire un budget prévisionnel (transports, hébergements, repas, affiches, etc…).

Dans le même temps, après avoir prévu un budget aussi précis que possible, il vous faudra faire une demande de financement auprès de divers organismes : votre laboratoire (qui n’accorde de financement que sur demande de votre responsable d’équipe), un mécène, une fondation… et seulement après avoir obtenu une garantie de leur part, vous pourrez monter votre dossier auprès de l’E.D., en tenant bien compte de la date butoir des 3 commissions annuelles (15 janvier, 15 avril, 15 septembre) ! L’E.D. fournira des fonds uniquement si vous avez déjà un autre financement, et elle ne financera pas plus de la moitié de la somme budgetée.

Une fois le financement obtenu, place aux réservations des moyens de transports (et éventuellement d’hébergement) pour vos intervenants, en passant par les marchés de l’université. Vous devrez demander leurs préférences (dates et heures de transport) aux intervenant·es, puis les communiquer à univ-paris10@travelplanet.fr (ou pour le logement : team.borneo@globeopremium.fr, à confirmer auprès de votre équipe ou laboratoire), pour qu’ils vous fassent un devis pour chaque trajet. Ces devis devront être validés par le ou la responsable des crédits (responsable d’équipe ou direction de laboratoire) puis transmis au ou à la gestionnaire financier·e compétent·e (cellui de votre équipe ou, à défaut, de votre laboratoire), accompagnés de demandes d’ordre de mission (les formulaires sont disponibles auprès de la gestionnaire financière des services recherche et études doctorales de l’université, J. Debois), validés aussi par le ou la responsable des crédits. Votre gestionnaire vous donnera un bon de commande à transmettre au prestataire.

Même combat pour le buffet : vous avez la possibilité, si le courage vous en dit, d’organiser vous-mêmes un buffet (certaines salles de séminaires du bâtiment Max Weber sont équipées d’une salle adjacente avec un frigo pour entreposer vos victuailles) ou les pauses café (plus facile), mais en général, là encore, vous passerez obligatoirement par les traiteurs rattachés à l’Université : il faut contacter le CROUS (restaurant.nanterre@crous-versailles.fr) pour obtenir un devis, le transmettre à votre gestionnaire, et renvoyer le bon de commande. D’autres traiteurs peuvent être contactés, notamment si vous organisez la journée un samedi : demandez la liste à votre gestionnaire qui devrait vous les communiquer. À noter : il existe une brasserie gérée par le Crous, nommée dans le langage courant « Restaurant VIP », qui offre un véritable service de brasserie : plats préparés, service à table, ambiance calme. Si vous désirez offrir à vos intervenant·e·s une pause dans la journée, n’hésitez pas !

Enfin, il faut faire un devis auprès du service de reprographie de l’université (contacter animationcampus@liste.parisnanterre.fr), pour l’impression des affiches et tracts.

Si vous souhaitez faire publier votre colloque ou journée d’étude, vous pouvez vous renseigner soit auprès de la direction de la MSH Mondes (I. Sidéra, isabelle.sidera@cnrs.fr), deux collections étant en cours d’élaboration, soit auprès de votre laboratoire, soit enfin auprès des Presses Universitaires de Paris Nanterre. Il vous faudra prendre RDV avec l’équipe dédiée afin de discuter des modalités de publication, constituer votre comité scientifique, votre comité de relecture, établir les normes, etc.

Enfin, entre un et deux mois avant la date de l’évènement, commencez à diffuser son affiche et son programme : l’AJCN395 pourra vous aider dans ces démarches, mais vous pouvez aussi contacter les divers services de communication à votre disposition : celui de la MSH Mondes et celui de l’Université Paris Nanterre, ainsi que les listes de diffusion pertinentes. Vous pourrez aussi coller des affiches sur le campus, et distribuer des tracts, deux à trois semaines avant l’évènement. N’oubliez pas cependant que vous êtes aussi responsable de l’enlèvement de ces documents.

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